1. Verantwortlicher und Kontakt
Verantwortlich für den Betrieb dieser Website und für unsere eigenen Konto-, Vertrags- und Sicherheitsprozesse ist centerbit UG (haftungsbeschränkt), Ganghoferstraße 67, 83059 Kolbermoor, Deutschland, vertreten durch den Geschäftsführer Kevin Eder. Für Datenschutzanfragen erreichen Sie uns unter info@centerbit.co oder postalisch an der genannten Anschrift.
Wenn ein Unternehmen CogLake zur Verarbeitung von Daten seiner Beschäftigten, Kunden oder anderer Personen nutzt, bestimmt grundsätzlich dieses Unternehmen die Zwecke der Verarbeitung seiner Workspace-Inhalte. Soweit wir diese Daten nach dessen Weisung verarbeiten, handeln wir als Auftragsverarbeiter. Anfragen zu solchen Inhalten richten Sie bitte auch an das zuständige Unternehmen; wir unterstützen es bei der Bearbeitung. Bei selbst betriebenen Installationen verantwortet der jeweilige Betreiber deren Infrastruktur und Konfiguration.
2. Website, Verbindungsdaten und Sicherheit
Beim Aufruf verarbeiten die beteiligten Server insbesondere IP-Adresse, angeforderte Adresse, Zeitpunkt, Antwortstatus und technische Browserinformationen, soweit dies zur Auslieferung, Fehlerbehebung und Abwehr von Angriffen erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO: unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Dienst. Wir verwenden TLS für die Übertragung.
Die Website-Schriftarten werden durch unsere Website ausgeliefert. Der bloße Seitenaufruf soll keine Schriftartenanfrage Ihres Browsers an Google auslösen. Links zu anderen Websites öffnen Angebote eigenständiger Betreiber; deren Verarbeitung richtet sich nach deren Datenschutzinformationen.
3. Registrierung, Konten und Zusammenarbeit
Wir verarbeiten Namen, E-Mail-Adresse, Konto- und Organisationszuordnung, Rollen, Berechtigungen, Einstellungen sowie Anmelde- und Sicherheitsdaten. Passwörter werden als Hash gespeichert. Bestätigungs- und Wiederherstellungsverfahren verwenden zeitlich begrenzte Codes oder Tokens. Einladungen enthalten die für die Zusammenarbeit erforderliche Identität und Organisationszuordnung.
Dies dient Vertragserfüllung und vorvertraglichen Maßnahmen nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO sowie dem berechtigten Interesse an sicherer Zusammenarbeit und Missbrauchsvermeidung nach Buchst. f. Gesetzlich erforderliche Nachweise beruhen auf Buchst. c. Administratoren eines Workspace können dessen Mitglieder und Freigaben entsprechend ihren Berechtigungen verwalten.
4. Knowledgebase, Dateien, Chats und Agenten
CogLake verarbeitet bereitgestellte Dokumente, Metadaten, extrahierte Texte, Suchindizes, Einbettungen, Suchanfragen, ausgewählten Kontext und Antworten. Konnektoren können freigegebene Quelldaten und deren Zugriffsrechte synchronisieren. Hochgeladene Dateien, erzeugte Dateien, Chatverläufe und persönliche Erinnerungen werden entsprechend der jeweiligen Funktion gespeichert. Ein Suchindex oder eine Referenz bedeutet nicht, dass keinerlei Kopien oder abgeleitete Daten existieren.
Agenten und Automationen verarbeiten Aufträge, Regeln, Zeitpläne, Werkzeugaufrufe, Parameter, Ergebnisse und Freigaben. Browser- und Sandbox-Funktionen können besuchte Seiten, Screenshots und Arbeitsdateien verarbeiten. Externe Aktionen erfolgen im Rahmen der eingeräumten Berechtigungen. Bitte hinterlegen Sie nur Inhalte und Zugangsdaten, zu deren Verwendung Sie berechtigt sind.
Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der beauftragten Funktionen nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO beziehungsweise im Rahmen der Auftragsverarbeitung. Für besondere Kategorien personenbezogener Daten bedarf es zusätzlich einer einschlägigen Voraussetzung nach Art. 9 DSGVO. Datenschutzfilter können Inhalte erkennen, schwärzen oder pseudonymisieren; sie garantieren weder vollständige Erkennung noch rechtliche Anonymität.
5. KI-Anbieter, Plugins und kundeneigene Verbindungen
Bei Verwendung eines externen Modells werden die für den Aufruf zusammengestellten Eingaben, Kontextauszüge und gegebenenfalls Bilder oder Dateien an den ausgewählten Anbieter übermittelt. Welche Modelle und Verbindungen verfügbar sind, hängt vom Betriebsmodell, dem Tarif und den Freigaben des Workspace ab. Kundeneigene API-Schlüssel (BYOK), Plugins und selbst konfigurierte Endpunkte können weitere Empfänger einbeziehen.
Der Einsatz eines EU-Endpunkts für einen einzelnen Dienst ist keine Zusage, dass sämtliche Anbieter, Kontodaten, Supportprozesse oder kundeneigenen Verbindungen ausschließlich in der EU verarbeitet werden. Einstellungen und Vertragsbedingungen des konkreten Anbieters sind maßgeblich. Wir behaupten keine allgemeine EU-only-, No-Training- oder Zero-Retention-Garantie für alle Modelle. Für eigene Inhaltsverarbeitungen zu Trainingszwecken holen wir, soweit erforderlich, eine gesonderte Rechtsgrundlage ein; der Vertrag über die Nutzung ist keine pauschale Trainingseinwilligung.
6. Infrastruktur, Zahlungen und E-Mail
Für Hosting setzen wir netcup ein. Für Objektspeicher und Sicherungen verwenden wir Backblaze; der konfigurierte SaaS-Speicherendpunkt liegt in der europäischen Region eu-central-003. Transaktionale E-Mails werden über Resend versandt. Zahlungen und Abonnementverwaltung werden über Stripe abgewickelt. Diese Dienste erhalten die jeweils für ihre Aufgabe erforderlichen Daten, etwa technische Betriebsdaten, gespeicherte Inhalte, Empfängeradressen oder Zahlungs- und Vertragsinformationen.
Anbieter können je nach Verarbeitung als Auftragsverarbeiter oder in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung tätig sein. Soweit Auftragsverarbeitung vorliegt, ist eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO erforderlich. Bei Übermittlungen in Drittländer gelten die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, beispielsweise ein einschlägiger Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln mit erforderlichen zusätzlichen Maßnahmen. Informationen zu den für Ihre Verarbeitung einschlägigen Empfängern und Garantien können Sie über unseren Datenschutzkontakt anfordern.
Zahlungsabwicklung und Vertragskommunikation beruhen auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; gesetzliche Buchführungs- und Nachweispflichten auf Buchst. c. Wir speichern keine vollständigen Zahlungskartendaten in CogLake.
7. Freiwillige Website-Statistik mit Rybbit
Auf der öffentlichen Website verwenden wir selbstgehostetes Rybbit unter analytics.centerbit.net nur nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung. Erfasst werden Seitenaufrufe und Navigation, Seitentitel, verweisende Seiten, URL-Parameter, ausgehende Links sowie Browser-, Sprach- und Bildschirmdaten. Der empfangende Server verarbeitet außerdem die Verbindungs-IP-Adresse. Das eingesetzte Script legt im Browser eine zufällige Besucherkennung unter rybbit-visitor-id an. Selbsthosting und eine gehashte oder zufällige Kennung sind nicht automatisch mit vollständiger Anonymität gleichzusetzen.
Session Replay, Formular-, Clipboard- und Button-Aufzeichnung sowie Fehler- und Web-Vitals-Erfassung sind für diese Website derzeit nicht aktiviert. Wir setzen auf der öffentlichen Website weder Google Analytics noch Meta Pixel ein. Rechtsgrundlagen der freiwilligen Statistik sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG.
„Nur notwendig“ ist gleichwertig erreichbar; ohne Zustimmung bleibt die Website nutzbar und das Statistik-Script wird nicht geladen. Über „Datenschutzeinstellungen“ im Seitenfuß können Sie Ihre Auswahl jederzeit ändern und für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung bleibt unberührt. Einzelheiten zu den Browser-Speichereinträgen finden Sie in den Cookie-Informationen.
8. Kontakt und redaktioneller Zugang
Bei Kontaktanfragen verarbeiten wir die übermittelten Angaben zur Beantwortung und Bearbeitung des Anliegens. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO bei Vertragsanfragen, ansonsten Buchst. f. Das Kontaktformular der Website öffnet einen E-Mail-Entwurf; erst dessen Versand über Ihren E-Mail-Dienst übermittelt die Nachricht an uns.
Der geschützte redaktionelle Zugang verarbeitet Accountdaten, Passwort-Hashes, Sitzungen und Bearbeitungsaktivitäten zur Authentifizierung und Zuordnung von Änderungen. Zugriff erhalten nur berechtigte Redakteure.
9. Speicherdauer und Löschung
Wir speichern Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck oder eine gesetzliche Verpflichtung erforderlich ist. Vertrags- und Abrechnungsunterlagen werden entsprechend den einschlägigen handels- und steuerrechtlichen Fristen aufbewahrt; die konkrete Frist hängt von der Dokumentenart ab. Bei Rechtsstreitigkeiten oder Sicherheitsvorfällen kann eine zweckgebundene längere Aufbewahrung erforderlich sein.
Nach Ablauf einer nicht verlängerten Testphase werden Workspace-Arbeitsdaten grundsätzlich noch 30 Tage für eine Wiederaufnahme aufbewahrt; danach ist deren Löschung vorgesehen. Konto-, Abrechnungs- und Auditnachweise werden getrennt behandelt. Das Ende des AI-Workspace-Addons löscht bestehende Chats nicht unmittelbar: Leserechte und Aufbewahrung richten sich nach dem verbleibenden Zugang und dem Kontostatus. Sperrung und Löschung sind unterschiedliche Vorgänge.
Sicherungen werden getrennt vom aktiven Datenbestand verwaltet. Gelöschte Inhalte können bis zum Ende der jeweiligen Sicherungsrotation in geschützten Backups enthalten bleiben. Eine Wiederherstellung darf abgeschlossene Löschungen nicht dauerhaft rückgängig machen. Daten in angebundenen Originalquellen werden nicht allein durch Entfernen einer CogLake-Kopie gelöscht.
10. Ihre Rechte und Beschwerdemöglichkeiten
Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen bestehen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit nach Art. 15 bis 20 DSGVO. Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Bei Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen; gegen Direktwerbung ist der Widerspruch jederzeit möglich (Art. 21 DSGVO).
Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes. Für unser Unternehmen in Bayern ist grundsätzlich das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, zuständig. Die Bereitstellung vertraglich notwendiger Angaben ist für die betreffende Leistung erforderlich; optionale Statistik kann ohne Nachteile abgelehnt werden.
KI-Antworten sind keine verbindliche Entscheidung über rechtliche Ansprüche. Wenn Sie CogLake für Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung einsetzen, sind die Anforderungen des Art. 22 DSGVO eigenständig zu beachten. Datenschutzanfragen richten Sie an info@centerbit.co.
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